Três fatores para ter uma agenda de sucesso

É fundamental que o indivíduo tenha uma agenda. Conforme a carreira avança, é praticamente impossível dar conta de todos os compromissos sem ela.

A aproximação da Copa do Mundo mostra, mais uma vez, como em nossa cultura somos pouco afeitos à gestão da agenda. Promessas não cumpridas, obras atrasadas, improvisos e, lamentavelmente, mortes causadas pela pressa. Isso já é extremamente danoso para um país, mas é particularmente desastroso para um profissional. A diferença entre uma pessoa bem-sucedida, no longo prazo, e alguém que terá graves problemas em sua carreira está na forma como gerenciam a agenda.

Nas empresas, é comum vermos pessoas atoladas em tarefas, com reuniões marcadas ao mesmo tempo e perdidas na priorização dos compromissos. Isso sem falar das interrupções, provocadas principalmente por chefes desorganizados, que acreditam que seu tempo é mais importante que o de seus subordinados.

Por fim, a vida pessoal torna-se um mar de frustrações, devido à ausência da pessoa em eventos familiares importantes, atrasos e todos os dissabores nos relacionamentos que isso acarreta. Gerir a agenda é uma questão relevante para construir paz de espírito.

As principais causas desses problemas estão no fato de o indivíduo não ter uma agenda, preenchê-la de forma irreal e não geri-la. Existem muitos pontos que devem ser observados em uma agenda de sucesso, mas vamos falar desses três pontos essenciais.

Em primeiro lugar, é fundamental que o indivíduo tenha uma agenda. Conforme a carreira avança, é praticamente impossível dar conta dos compromissos, se a pessoa não utilizar programas e aplicativos capazes de deixá-la em contato com sua agenda 100% do tempo. Conheço profissionais que insistem em utilizar agenda de papel, ou que possuem grande dificuldade com os recursos dos programas de agenda. Isso é um grave problema para sua carreira, pois a agenda de papel jamais terá a agilidade, o dinamismo e a capacidade de compartilhamento daquela no computador. Além disso, a pessoa deve ter uma única agenda, e não uma profissional e outra separada de compromissos particulares. Agenda é um nome sofisticado para “vida”!

Quando foi o dia em que você não teve um imprevisto? Por causa dele, você não pode preencher 100% da agenda. Um erro comum é o profissional programar compromissos para desde a hora em que chega até o final do dia, um concatenado ao outro. Quando o imprevisto ocorre, ele simplesmente não tem como gerenciá-lo. Acaba o dia muito depois do previsto, não faz tudo que deveria e, com a agenda do dia seguinte já lotada, faz o trabalho invadir a vida privada e torna a noite horário de serviço. Programe no máximo 70% de sua agenda. Em todos os dias ocorrem imprevistos, tenha um tempo para geri-los.

Um último fator importante é a pessoa colocar na agenda o tempo de preparo para os compromissos. Por vezes, uma simples reunião requer somente que você esteja presente para ouvir instruções. Mas, quando você tem de falar em um evento, apresentar números e convencer pessoas, precisa preparar-se, e muito. Sem esse tempo de preparo, é pouco provável que você apresente-se bem em uma reunião. Quando precisar fazer uma apresentação em público, a preparação tem de ser ainda maior. Sua credibilidade está em jogo. Já vi altos executivos se prepararem para um evento minutos antes de seu início. O resultado foi desastroso para a credibilidade do profissional.

E credibilidade perdida é algo difícil de recuperar. Tenha o tempo de preparo definido em seu dia. Existem outros fatores importantes para a gestão de seus compromissos. Mas ter uma agenda única, programada para no máximo 70% do tempo disponível, para poder gerir os imprevistos e inserir nela os tempos de preparo para cada evento, são elementos fundamentais.

O sucesso é um trem com hora marcada. No longo prazo, é o profissional que souber gerir melhor sua agenda e demonstrar credibilidade em todos os momentos que terá maiores chances de ser bem-sucedido. E, para que a empresa apresente resultados duradouros, a capacidade de gestão da agenda de seus principais líderes é um fator que jamais deve ser negligenciado. Vamos em frente!

Sílvio Celestino é sócio-fundador da Alliance Coaching.