O exercício de planejar

Só há dois motivos que justificam o fato de uma pessoa ter que dedicar esforços sobre-humanos para a realização de seu trabalho: ou ela não está

Só há dois motivos que justificam o fato de uma pessoa ter que dedicar esforços sobre-humanos para a realização de seu trabalho: ou ela não está devidamente capacitada para realizá-lo ou seu planejamento foi mal feito.

O planejamento, sem uma avaliação do grau de comprometimento assumido, é um comportamento típico daqueles que se utilizam de sua capacidade de improvisação e uma boa dose de “sorte” para alcançar seus objetivos, e depois recorrem para a sua criatividade para justificar os motivos pelos quais as coisas não deram certo, ou até para buscar algum culpado. 

Sabe-se que os prazos, os recursos - pessoas, equipamentos, softwares - e o investimento requerido são os três fatores dos quais depende a viabilidade de qualquer projeto, e por isso eles precisam ser dimensionados sem devaneios, já que o resultado será diretamente proporcional à disponibilidade dos mesmos. Óbvio? É tão óbvio que o ato de planejar acaba sendo encarado como uma atividade de rotina e realizado sem a necessária seriedade, gerando os equívocos mencionados.

A questão é despertar o interesse pelo ato de planejar, sem querer minimizar a importância das ferramentas e técnicas de planejamento e gestão de projetos. Os papéis, gráficos e cronogramas são importantes para documentar o resultado do planejamento, entretanto o fundamental é o exercício de pensar no que fazer, como fazer, com quem fazer, no prazo que nos resta, nas eventuais barreiras a enfrentar e, sobretudo, no chamado plano “B” caso algo saia diferente do previsto inicialmente.

O exercício de planejar tem a mesma eficácia dos treinos antes de um jogo importante. É extrair das experiências anteriores as condicionantes necessárias para fazer as coisas acontecerem. Isso é o processo de planejamento.

O fato de ter tido sucesso numa iniciativa no passado não significa a garantia de sucessos repetidos, e por essa razão não seja mais preciso planejar. E é justamente aí, que mesmo os profissionais mais experientes acabam deixando o barco afundar, por negligenciar a necessidade de “treinar”, ou melhor, de planejar sua próxima investida. E diante da possibilidade de fracasso, deposita em sua equipe a missão de resgatar a todo custo os atrasos e a correção dos desvios de percurso.

O maior problema desses equívocos, que acabam gerando projetos já fracassados, é a injusta desmoralização do planejamento e a conseqüente desmotivação em relação ao ato de planejar.  É um círculo vicioso: se planejo, mas nada acontece como foi planejado, então não vale a pena perder muito tempo planejando. E é muito difícil o planejador admitir que o problema está nele, e não no planejamento enquanto processo.

Outro motivo que leva o gestor a cometer enganos no planejamento é o desconhecimento ou o esquecimento de suas próprias limitações. Todos nós, em nosso dia-a-dia, lidamos com atividades, circunstâncias e eventos naturais situados em duas áreas distintas: uma sobre a qual temos domínio, e outra que independe de nossa vontade, mas que podemos influenciar.

Entender a relação entre domínio e influência requer mais do que uma boa formação técnica: requer, principalmente, uma boa dose de humildade para aceitar que nem todos os que estão ao meu redor têm o mesmo comportamento diante das mesmas situações.

Ter consciência daquilo que está sob o meu domínio e saber analisar as situações que deveriam estar numa área de influencia, é mais ou menos como estudar as jogadas de uma partida de xadrez. Quanto maior o número de jogadas que você puder prever, maior será sua chance de sucesso.

Francisco Higa é especialista em organização e gestão pela TURNPOINT. Autor do livro "Vai dar M... - Soluções para seu projeto não afundar" (Ed. Gente). No próximo dia 5, ministra a palestra “Turnpoint – O Ponto da Virada”, na Associação Comercial da Zona Leste. (e-mail: eventos @ partwork.com.br).