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Você sabe o que é Inbox Zero?

O Inbox Zero resulta em inúmeras vantagens e não apenas deixar a caixa de e-mails vazia

Você sabe o que é Inbox Zero

Literalmente Inbox Zero significa “caixa de entrada de e-mails zero”. Entretanto, o método ultrapassa o significado, pois resulta em inúmeras vantagens e não apenas deixar a caixa de e-mails vazia. Por meio dele, conseguimos nos organizar melhor, assim como eliminar o que, de fato, não é relevante. Com o tempo e a prática, logo conseguimos determinar prioridades, aumentar nossa produtividade, reduzir o tempo na atualização de e-mails, além de reservar maior tempo para realizar nossas funções.

Quando as caixas de e-mail estão sobrecarregadas, algumas mensagens importantes podem passar despercebidas. Uma dica é criar filtros para organizar os e-mails conforme o grau de prioridade. Afinal são chuvas de propagandas, além de mensagens de parceiros, clientes e fornecedores. Não podemos nos esquecer dos newsletters diários (boletins informativos). E o Inbox Zero surgiu para dar uma solução prática a tudo isso.

Na verdade, trata-se de uma metodologia que preconiza que o nosso cérebro decentralize da caixa de entrada de e-mails. Segundo os especialistas Gary Keller e Jay Papasan, para realizar essa proeza, é necessário focar em um único objetivo. É muito mais eficaz voltar nossa atenção para um e-mail de cada vez do que para uma vastidão de mensagens. Além disso, é preciso que essa tarefa seja realizada na hora certa. O momento deve ser propício e específico para tal.

Como usar o Inbox Zero na prática?

Determine uma rotina para checar seus e-mails

É importante determinar uma rotina para a checagem de e-mails. Assim, você não interrompe uma atividade importante para dar atenção à caixa de e-mails. Lembre-se de que, no momento de checar as mensagens, é essencial organizá-las. De que forma? Basta arquivar os e-mails importantes, deletar os que não são, ou ainda adiar respostas a determinados e-mails – tudo depende da prioridade das mensagens.

Organize as mensagens em grupos

No gmail, por exemplo, é possível filtrar as mensagens para que você possa acessá-las posteriormente com maior rapidez e facilidade. Crie grupos por datas, nomes do remetente, e-mails lidos, -e-mails não lidos, e-mails importantes, e-mails urgentes, e-mails pessoais. Dessa forma, você garante maior fluidez no acesso, além de mais facilidade para encontrar o que realmente lhe interessa.

Determine quando checar seus e-mails

É imprescindível determinar o momento de checar os e-mails. Mas a checagem diária não pode ultrapassar duas vezes. Se você acessar suas mensagens mais do que isso, certamente irá prejudicar sua produtividade, além de atrapalhar o bom andamento de suas funções profissionais.

Desative os alertas de mensagem

Para não cair na tentação de acessar suas mensagens, desative os alertas. Não se esqueça de que você estipulou o momento certo para acessar seus e-mails. Com isso, você concentra a sua atenção em atividades predeterminadas. Como resultado, o trabalho renderá muito mais, pois você terá realizado um bom gerenciamento do seu tempo.

Fonte: Administradores.

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