Como Administrar seu Tempo

Uma das principais reclamações da maioria das pessoas hoje em dia é a falta de tempo para fazer tudo aquilo que gostaria – ou deveria. Dessa maneira, saber administrar o tempo tornou-se necessário e indispensável, sendo uma das ações mais importantes para que se obtenha sucesso na vida pessoal e profissional. Pensando nisso, o Portal Emprego e Renda convidou para uma entrevista Christian Barbosa, o maior especialista no Brasil em administração de tempo e produtividade. Leia:

1.Como fazer o seu tempo render mais?

Para administrar seu tempo e conseguir que o dia renda de maneira efetiva, é necessário realizar uma lista de prioridades do que realmente deve ser feito. Se algo for opcional, deve ir para outro dia. Essas prioridades não podem nunca lotar todas as suas horas de trabalho, ou você vai adiar e se frustrar.

Comece com a primeira prioridade da lista, enquanto estiver a executando, deixe, por exemplo, o e-mail e navegador fechado, ou seja, foco no que está fazendo. Quando terminar estará liberado para utilizar a Internet ou realizar outras tarefas. Se surgir algo novo e importante, transforme isto em prioridade e o coloque na lista. Simples, mas não é fácil!

Isto é treino e disciplina. É você vai aprender a controlar não apenas o tempo, mas seus dedos, sua ansiedade, sua atenção. É no gerenciamento próprio que conseguimos não nos tornar escravos do que poderia ser, na verdade, nosso aliado.

2.Como administrar o tempo de maneira estratégica?

Tempo é uma ciência, aplicando uma metodologia você terá resultados mais cedo ou mais tarde. O problema é que muita gente desiste e não consegue ter os resultados. Segue uma lista de sete itens básicos que você deve fazer para organizar o seu tempo de maneira estratégica:

1) Coloque você na agenda. Crie compromissos e tarefas relacionados a papeis e relacionamentos importantes da sua vida. Crie o papel EU S.A. e planeje ações que possam satisfazer o seu eu, coisas que você gosta, que vão fazer você se sentir bem e mais energizado. Comece se perguntando o que eu quero fazer de importante para mim? Bloqueie um horário na sua agenda e faça uma reunião com você. Leve esse você S.A. para passear, ou assistir aquele filme, ouvir aquela música ou apenas escutar o que ele quer dizer de importante.  

2) Limite seu horário de trabalho. Quando realmente queremos ou precisamos fazer algo sempre conseguimos sair no horário não é verdade? Assuma o compromisso de ser produtivo e eficaz nas horas de trabalho normais, para isso seja focado e organizado. Comece compreendendo que equilíbrio entre pessoal e profissional está relacionado a viver seu tempo com sabedoria. Se ficar tempo demais em uma determinada área da vida, outras áreas ficarão deficientes. Limite inclusive MSN, Facebook, entre outros. Auto-disciplina é fundamental para viver bem o tempo.

3) Escreva sua missão de vida. Quem tem um propósito na vida caminha com passos mais firmes, decididos e não perde tempo. A vida e o nosso tempo só começa a ter sentido quando temos uma direção a seguir. Quais são os seus sonhos? Não quer começar a vivê-los? Sempre há tempo de começar, ou de recomeçar. Escrever dá forma aos nossos sonhos e permite que reflitamos sobre o que verdadeiramente é importante em nossa vida.

4) Escreva suas principais metas. Estabeleça metas claras tanto pessoais quanto profissionais, isso ajuda a ter atividades mais pertinentes e ações mais focadas nos resultados. Indivíduos que possuem metas, são mais produtivos e diminuem as circunstancias indesejáveis. Mantenha suas metas escritas em algum lugar onde possa lê-las, de preferência todos os dias. E não basta apenas escrevê-las e lê-las, crie ações para atingi-las e coloque em sua agenda.  

5) Ache um hobby. Encontrar algo que gostamos muito de fazer nos dá mais disposição e energia para enfrentar o dia-a-dia. E se conseguir transforme seu hobby em sua profissão, ou sua profissão em seu hobby. É como o filósofo chinês Confúcio dizia: “Escolha um trabalho que você ama e nunca mais irá trabalhar na vida”. Se você ainda não escolheu um trabalho de amor ou que ame, comece escolhendo um hobby.

6) Primeiro você depois os outros. Quando você começa a realizar suas prioridades, alcançar suas metas e viver seu tempo focado no importante, é incrível como sua disposição e energia aumentam. A verdade é que só conseguimos ajudar os outros de fato quando ajudamos primeiro a nós mesmos. Por isso, para ter mais tempo, comece fazendo coisas que você gosta que tragam resultado. Assim terá mais tempo para viver os relacionamentos importantes em sua vida. E sua alegria e produtividades servirão de exemplo aos outros.

7) Equilibre seus 4 corpos. Algumas filosofias ensinam que temos 4 corpos. O corpo físico, o metal, o emocional e o espiritual. O que você tem feito para contemplar cada um desses aspectos do ser? Estabeleça um equilíbrio entre esses 4 corpos. Faça atividades que trarão saúde e bem estar relacionados a cada corpo. Dedique tempo para exercícios físicos, estar com pessoas amadas, estudar, rezar, meditar. Pense em cada corpo e em coisas que eles precisam que sejam feitas para eles. Agende e cumpra, eles vão te recompensar com muita energia e disposição.

3.Na sua opinião, qual é a atividade que toma mais tempo do profissional de hoje?

1 – Não ter objetivos definidos. Se você não sabe o que quer, o tempo vai passar e nada vai acontecer, mas com certeza vai estar sempre com a sensação de que fez um monte de coisas. Escolha um ou dois objetivos extremamente realistas e pé no chão, para os próximos meses, escreva-os e detalhe um plano de ação. Ter algo mesmo que não seja “o plano perfeito” é melhor do que não ter nada.

2 – Achar que o momento certo ainda vai aparecer. O momento certo é um mito, ele não existe. As condições perfeitas nunca vão acontecer na hora que você precisa. Faça o momento certo ser o momento em que você decidir começar a sair do lugar, quem espera nunca alcança, ou nesse caso fica no mesmo lugar. É a lei da inércia.

3 – Não planejar seu tempo. Se você deixa a vida fluir como um rio, vai acabar como um peixe, na mesa de alguém ou nadando aleatoriamente. É preciso dar um norte para a semana, para o mês, para o dia. Se você não planejada nada, as coisas simplesmente se tornam urgentes e você fica sem tempo de fazer a vida evoluir.

4 – Não ter uma agenda eficiente. Se você anota as coisas que precisa fazer na cabeça, no post it, no caderno em qualquer lugar que tiver mais próximo, você é um forte candidato a se perder entre suas tarefas, não conseguir planejar de forma adequada e quando perceber não tem tempo para nada. Agenda eficiente é aquele que centraliza tudo que você precisa fazer, te permite planejar e está sempre presente com você.

5 – Usar o fim de semana para procrastinar a vida. Nada contra pegar um fim de semana de preguiça e não fazer nada, mas se você faz isso com a maior parte dos seus fins de semana tem algo errado. É no fim de semana que temos a oportunidade de recuperar a energia, de colocar a leitura em dia, de fazer algum curso, de ter tempo com os amigos, de estudar algo novo, de elaborar melhor suas ideias.

6 – Achar que alguém é responsável pela sua carreira. Não é a empresa, não é seu chefe, não são seus pais, seus amigos ou seus professores que fazem sua carreira. Você é que tem que constantemente usar seu tempo para investir em cursos, networking, eventos, estágios etc.

7 – Não correr riscos. Se você faz o que costuma fazer sempre, vai ter o resultado de sempre. Os medíocres são aqueles que ficam na média. Os visionários, nada mais são do que pessoas que correram o risco e deram certo. Visionários erram, mas é errando que torna os riscos mais calculáveis. Alguma coisa você precisa arriscar, pense bem, analise com cautela, veja os prós e os contras e vá em frente.

8 – Reclamar. As coisas não dão certo sempre, a vida vai ter um monte de burradas, de erros, de traições, de mágoas, de perdas etc. Aprenda com os erros, faça uma análise e comece de novo. Perder seu tempo reclamando só vai piorar a situação. Enquanto você reclama, com certeza alguém já está começando a fazer a história de sucesso do amanhã.

9 – Excesso de Redes Sociais. Eu gosto do Facebook, Twitter, Linkedin. Na medida certa eles fazem a diferença na vida pessoal e profissional. Agora se você está viciado nas redes e deixa de fazer coisas importantes, com certeza vai ser bem difícil de evoluir.

4.Quais ferramentas de gerenciamento do tempo você sugere para os profissionais?

É possível organizar seu tempo com o simples uso de uma agenda, um caderninho de bolso até um programa de computador, isso vai depender de cada um. Há pessoas que são mais high-tech, outras, tradicionais, e tem gente ainda que é a mistura dos dois estilos. Independentemente de sua preferência, é indispensável escolher um tipo de ferramenta que melhor saiba usar. A única ressalva é quanto a fazer gestão de tempo por memória. Muita gente pensa no que precisa fazer durante o dia e depois vai executando seus afazeres. Isso não funciona. É preciso descarregar as ansiedades e preocupações em algo.



Emprego e Renda 18-07-2013 Entrevistas

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