Planejamento e Organização de Eventos – Elaboração do Projeto

A organização de eventos requer, também, o domínio de uma série de técnicas, para que se obtenha sucesso e lucro.

A organização de eventos requer, também, o domínio de uma série de técnicas, para que se obtenha sucesso e lucro

Evento pode ser definido como qualquer acontecimento que desperta interesse especial, como espetáculo, exposição, competição etc, capaz de atrair público e de mobilizar meios de comunicação.

Assim, a realização de um evento depende prioritariamente do planejamento, e para planejar é essencial reunir todas as informações necessárias. Segundo Antônio Máximo Borba, Coordenador do curso de Tecnologia em Eventos da HOTEC e Professor do curso Planejamento e Organização de Eventos do CPT – Centro de Produções Técnicas, o organizador de eventos, não precisa, em princípio, ter uma formação específica. Pode ser um profissional de qualquer área, desde que devidamente preparado, adquirindo informações e prática na área de eventos. E acrescenta, o produtor de eventos deve buscar sempre rapidez na divulgação, promoção e publicidade, de forma que a data e o tema do evento sejam conhecidos com bastante antecedência.

Professor Antônio Máximo Borba.

A realização de um evento pode ser dividida em fases: pré-evento, evento e pós-evento.

Na fase de pré-evento, é feito o planejamento, que inclui uma série de atividades relacionadas com a preparação do evento.

Assim, ao fazer o planejamento de um evento é preciso ter em mente as expectativas dos participantes do evento, de forma a desenvolver atividades que permitam atendê-las.

O curso Planejamento e Organização de Eventos, desenvolvido pelo Centro de Produções Técnicas, tem o objetivo de apresentar um conjunto de informações que são a base para a atuação do profissional de eventos. Nele são abordados os seguintes assuntos:

• Eventos: definição e importância
• Classificação e tipologia dos eventos
• Como montar uma empresa de eventos
• Captação de eventos
• Planejamento e organização de eventos
• Cerimonial e protocolo
• Montagem do evento
• Eventos no setor hoteleiro
• A excelência dos serviços em eventos

Nesta matéria, abordaremos um, dos vários aspectos que constituem o Planejamento e a Organização de Eventos. Isto é, mostraremos, detalhadamente, como elaborar o projeto do evento.

Elaboração do projeto

Feito o planejamento, passa-se à elaboração de um projeto para o evento, seguindo-se um roteiro composto pelos itens descritos a seguir:

Título

Nome do evento, com identificação numérica, tipo e assunto do evento. Exemplo: Seminário Mineiro de Hotelaria.

Memorial

Síntese descritiva de todas as atividades (técnicas, sociais, culturais, turísticas etc.) que fazem parte do evento.

Objetivos gerais

O que se espera alcançar de mais amplo com o evento.

Objetivos específicos

O que se espera alcançar de forma mais exclusiva e específica com o evento em questão.

Identificação

Nome do promotor e do organizador do evento; local e data de realização do evento.

Justificativa

Indicação dos motivos (científicos, econômicos, políticos, sociais, culturais etc.), que mostram a importância do evento.

Público-alvo

Perfil e número de participantes potenciais. O número de participantes deve ser calculado com base no número de participantes em eventos anteriores, sempre considerando a média mínima, nunca a média máxima.

Conteúdo do evento

Indicação dos assuntos-chave que serão tratados e a programação preliminar do evento, ou seja, uma proposta do cronograma do evento, incluindo todas as atividades que serão desenvolvidas.

Participações prováveis

Indicação dos interessados na realização do evento, incluindo:

• Patrocinadores e apoio;
• Agência de turismo oficial escolhida para fazer os serviços de recepção e tours;
• Agência aérea para transporte dos participantes.

Recursos necessários

Descrição de recursos humanos e materiais, com informações sobre quantidade e a qualidade.

Divulgação

Meios de divulgação que serão utilizados como circulares, correspondência, fichas de inscrição, material gráfico, chamadas em rádio, TV e revistas especializadas.

Orçamento preliminar

Cálculo dos gastos para realização do evento, incluindo despesas e receitas. Ao calcular as despesas, deve-se considerar os preços mais altos encontrados no levantamento de custos. As receitas são os valores apurados com as inscrições, permutas e patrocínios estimados com as menores médias encontradas.

Cronograma financeiro básico

Previsão de desembolso e das entradas de recursos financeiros para cumprir os compromissos, desde o período de planejamento e execução até o fim do evento. É preciso ter extremo cuidado para que os prazos de saída dos recursos sejam compatíveis com os de entrada.

As atividades relacionadas à realização de um evento requerem profissionalismo e a atuação de pessoal bem treinado e motivado. Nesse tipo de serviço, não há espaço para improviso.