Seu local de trabalho
-Arrume uma cesta de lixo grande;
-Dê prioridade à sua privacidade;
-Domine a arte de organizar sua mesa de trabalho;
-Verifique se todas as suas ferramentas de trabalho estão na melhor localização (ex.:telefone, agenda, bloco para anotações, correspondências recebidas, relógio visível);
-Verifique o que o atrapalha na boa realização do seu trabalho (ex.: local barulhento, layout do escritório);
Sua comunicação
-Correspondência:
*Aprenda a dar respostas rápidas;
*Delegar 75 a 80% a sua secretária;
*Aperfeiçoe a linguagem objetiva;
*Grave mensagens;
-Atendimento a pessoas:
*Tenha horário determinado para receber seu pessoal, falar com seu chefe ou receber outras pessoas;
*Evite atendimentos cruzados; você não atende nem a um nem a outro. Ou seja atende muito mal a ambos;
-Visitas inconvenientes:
*Receba o visitante em pé;
*Receba-o na ante-sala;
*Sente-se na ponta da mesa;
*Tenha um relógio em lugar visível;
*Não ofereça cafezinho;
*Defina claramente a finalidade do contato;
*Defina o tempo que você tem disponível;
*Defina antes com sua secretária, ou seu par a hora exata para que a mesma entre na sua sala com os papéis que você precisa despachar ou assuntos a resolver, a fim de que o visitante perceba que você pretende retornar ao seu trabalho;
Seleção de atendimentos
Oriente sua secretária no sentido de filtrar esses atendimentos, pois, muitas vezes, o problema pode ser resolvido por outros.
Comportamento e hábitos de trabalho
-Treine seus colaboradores;
-Estabeleça tempo para isolamento;
-Fuja do perfeccionismo;
-Simplifique tudo o que puder;
-Evite conflitos desnecessários;
-Evite discordar de um colaborador, colega ou chefe visivelmente irritado;
-Desencoraje conversas triviais;
Veja também:
Curso "Gereciamento do Tempo" completo:
Introdução |
Planejamento |
Procedimentos para não perder tempo |