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Secretária e chefia: como deve ser o relacionamento entre eles?

Secretária e chefia: como deve ser o relacionamento entre eles?   Artigos Cursos CPT


 

O relacionamento que a secretária mantém com a sua chefia será condição importante que regulará seu ambiente de trabalho, suas chances de sucesso e a maneira como os resultados serão avaliados

Um elemento essencial para se obter êxito no seu emprego é a qualidade do relacionamento que você mantém com a sua chefia. “Será condição importante que regulará seu ambiente de trabalho, suas chances de sucesso e a maneira como os resultados serão avaliados”, afirma Adriana Mollica, professora do Curso a Distância CPT Treinamento de Secretária, em Livro+DVD e Curso Online.

A confiança é uma relação frágil, de duas vias, e que necessita de atenção de ambos os lados. Provavelmente, sua chefia a escolheu entre várias candidatas, pois você faria parte de sua equipe, para assessorá-lo na realização de seus objetivos. Em princípio, você tem crédito a seu favor. Você, por sua vez, deve esforçar-se para preservar e desenvolver esse patrimônio de confiança que lhe está sendo concedido.

Em primeiro lugar, esteja certa de que esperam muito de você. Provavelmente, despendeu um tempo muito precioso no seu recrutamento e, depois, na sua integração à empresa. Em compensação, conta com você para obter resultados e aliviá-lo de uma parte de suas preocupações.

Você não está conseguindo saber que direção precisa para tomar para fazer seu trabalho - e acredita que isso acontece porque seu chefe não está se comunicando o suficiente com você. Se seu chefe não está fazendo nada a respeito desse problema, então está na hora de você agir para melhorar a comunicação entre os dois. Para isso, alguns passos serão necessários:

Como melhorar a comunicação com o chefe


1- Peça para vocês dois se reunirem regularmente para discutir atribuições e tarefas. Essas reuniões não somente proporcionam direção para seus trabalhos, mas também  ajudarão a construir mais afinidade entre você e seu chefe.

2- Separe um tempo para a reunião na agenda e no calendário de seu chefe. Ele precisa tratar disso com a mesma atenção com que faz com outros assuntos profissionais.

3- Prepare uma agenda para essa reunião.

4- Fique concentrada e esteja receptiva durante a reunião. Seja clara e objetiva tanto quanto for possível. Se seu chefe vê essas reuniões apenas como conversas benevolentes, que com o passar do tempo vão constrangendo vocês dois, pode Ter certeza de que esse vai ser o primeiro compromisso que ele vai desmarcar num dia muito atarefado.

5- Seja aberta com seu chefe durante essas reuniões. Seja diplomática, mas sincera, para manter seu relacionamento bem fundamentado.

6- Elimine brechas ou lacunas nas informações.

7- Passe adiante informações importantes, logo que elas cheguem até você.

8- Alerte seu chefe para atrasos no fechamento de suas tarefas assim que suspeitar que isso vai acontecer. Diante de tais circunstâncias, use a reunião não para se desculpar, ou se justificar pelo atraso, mas sim para desenvolverem planos de ação para minimizar os atrasos e marcarem um novo prazo. Não se esconda atrás de um memorando.

9- Despersonalize as notícias. Não diga que “sua ideia não está funcionando”. Diga “a ideia não está funcionando”. Então exponha os fatos, as opções e suas recomendações.

10- Apresente as informações a seu chefe, considerando seu estilo de comunicação. Alguns executivos preferem ouvir a conclusão primeiro; outros preferem a estória, seguida das novidades; e alguns outros gostam de ouvir seu plano de contingência, como segurança.

11- No fim da reunião, reveja resumidamente todas as decisões tomadas durante sua sessão. E agradeça ao seu chefe pelo tempo despendido.

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Por Silvana Teixeira.

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