É comum alguns departamentos entregarem ao Financeiro da empresa relatórios periódicos que justificam os gastos daquela área. Aumente a vigilância deste departamento se notar:

- Relatórios extremamente resumidos e mal explicados;

- Relatórios sem conclusões e, portanto, sem que os gestores possam validar as informações;

- Relatórios mirabolantes, com muita redação e pouco foco;

- Relatórios viciados, com regras e padrões de longa data, sem revisões atuais.

O QUE FAZER:

- Altere sua rotina de validação de informações periodicamente;

- Valorize os detalhamentos das informações (mesmo que por amostragem);

- Crie novos critérios, inove sua gestão permanentemente;

- Solicite esclarecimentos pontuais (mesmo que não necessários);

Todas as despesas devem ser justificadas e é comum os departamentos criarem o “caixinha” – dinheiro extra para “eventualidades” ou emergências, que quase nunca são justificadas nos relatórios. Ou quando são, fazem parte dos custos extras chamados  “outros” ou “diversos”. Segundo o especialista, o caixinha é criado pelas seguintes razões:

- Preguiça, comodismo ou descaso;

- Despesas a título de “disfarçar” um eventual complemento salarial;

- Tentativa de encobrir falhas anteriores;

O QUE FAZER:

- Criar políticas internas proibindo essas denominações, tudo deve ter sua correta alocação de recursos;

- Centralizar a autorização para exceções;

- Revisar política de cargos & salários + benefícios.

Normalmente, os gastos deveriam ser planejados e aprovados previamente. O que surge como urgente ou excepcional, normalmente ocorre pelos seguintes motivos:

- Colaboradores incapacitados ou não comprometidos com as demandas internas da empresa;

- Displicência ou inexistência de alçadas superiores;

- Deficiência de processos de compras/contratação de serviços;

- Colaboradores são beneficiados por fornecedores.

O QUE FAZER:

- Mapear todas as exceções e urgências;

- Revisar políticas internas visando criar padrões (eliminando exceções);

- Capacitar colaboradores em todos os níveis da corporação;

- Conscientizar e comprometer os principais gestores;

- Incrementar os níveis de segurança de informações estratégicas;

São gastos que acontecem de forma automática, ao longo de muito tempo, porque criou-se uma filosofia de que a empresa atua daquela forma e nunca ninguém tentou mudar. As expressões mais comuns de colaboradores quando são perguntados sobre a origem desses gastos são:

- “Sempre foi assim”

- “Me mandaram fazer desse jeito”

- “Acho que mudar não resolve nada”

- “Tem gente que não vai gostar”

- “Nenhum outro fornecedor atende nossas necessidades específicas”

O QUE FAZER:

- Revisão permanente dos processos internos;

- Contrate profissionais externos de sua confiança;

- Faça cotações periódicas, mesmo que não venha a contratar;

- Estude a possibilidade de utilizar um rodízio interno entre os gestores

Parece um absurdo, mas muitos departamentos não revisam orçamentos para reduzir gastos, simplesmente por terem medo de receber um “budget” menor ou por comodidade. Alguns exemplos:

- “Meu orçamento deste ano é de R$......., Não posso gastar menos senão no próximo ano ele será reduzido”;

- “Se um determinado montante está dentro do meu orçamento não vou perder tempo negociando com fornecedores/provedores de serviço”;

- “Vou estimar um gasto acima do real porque sei que meus superiores vão cortar na hora de liberar verba”;

O QUE FAZER:

- Controladoria com autonomia total;

- Revisão da política interna visando criação de ferramentas para controles efetivos dos gastos;

- Redução dos prazos de fechamentos;