Evite zerar sua caixa de entrada de e-mails

Ao deixar os e-mails por mais tempo na caixa, você avalia melhor as mensagens e as responde com maiores cuidados.

Ao deixar os e-mails por mais tempo na caixa de entrada, você avalia melhor as mensagens e as responde com maiores cuidados

Pessoas muito organizadas e detalhistas tendem a zerar sua caixa de entrada de e-mails. Entretanto, isso é desnecessário, tendo em vista que o armazenamento hoje em dia é bem eficiente. Muitas vezes, respondemos mensagens importantes sem maiores cuidados. Tudo pela pressa de deixar a caixa de e-mails livre. Como consequência, enviamos mensagens superficiais ou com dúbio sentido, o que pode gerar sérios problemas ou mal-entendidos.

Por isso, trouxemos algumas dicas que ajudarão você a controlar melhor seus e-mails, deixando tudo organizado, sem zerar a caixa de entrada. Vamos lá?

Responda e-mails com calma e critério

Seja mais cauteloso antes de responder e-mails. Por isso, responda-os com calma e critério. Avalie todos os pormenores de cada mensagem e formule a melhor resposta. Com isso, você evita mal-entendidos e respostas acaloradas.

Reserve um tempo para ler seus e-mails

Não pare a todo o momento para responder e-mails. Isso quebra sua cadeia de raciocínio durante o trabalho. Como resultado, suas atividades não rendem. Para gerenciar seu tempo e otimizar seu trabalho, reserve um tempo para respondê-los. Para não ficar tentado a abrir os e-mails, feche a aba de notificações.

Evite levar algumas mensagens para o lado pessoal

Ao deixar os e-mails por mais tempo na caixa, você avalia melhor as mensagens desagradáveis e as responde com maiores cuidados. Com mais calma, você poderá elaborar uma resposta mais racional, sem se deixar levar pelo lado pessoal.

Não tenha pressa de responder as mensagens para evitar erros

Muitos erros podem passar despercebidos quando escrevemos às pressas. Por isso, só responda e-mails quando realmente tiver tempo para isso. Ao tecer a mensagem, você poderá revisar a ortografia e a formatação, enviando um e-mail de qualidade.

Não responda mensagens desnecessárias

Algumas mensagens não requerem resposta imediata, pois elas não são prioridade. Portanto, evite responder e-mails de forma superficial, só pra dizer que os enviou. Se necessário, responda-os quando houver algo mais a dizer.

Por Andréa Oliveira.

Fonte: Administradores.