Curso Gerenciamento do Tempo - Procedimentos para não perder tempo

Confira a seguir algumas dicas para a otimização de seu tempo em diversas situações:

1.Ao telefone:

-Diga o nome da empresa, cumprimente e diga seu nome

-Atenda prontamente, no primeiro toque, e evite dizer “um minuto por favor” ou “um momento”. -Diga: “agora mesmo”, “imediatamente”, “sim”, etc.

-Não deixe ninguém esperando no telefone por mais de 20 segundos sem dizer algo.

-Sempre que possível, chame pelo nome; se não souber, procure identificar.

-Desculpe-se quando tiver que sair da linha. Evite perguntar: “quem está falando”?

2.Voz

-Fale com tom adequado de voz. Nem alto nem baixo.

-Fale pausadamente: nem rápido nem lento.

-Procure falar na velocidade da voz, do cliente.

-Fale claro e use variação de voz. Com emoção e tonalidade mais grave.

-Fale claro, com boa dicção (evite colocar objetos na boca).

3.Palavras

Elimine expressões como:

-Né, certo, tá, entende, sabe.

-Querido, amor, benzinho.

-Tá legal, oi cara, tudo em cima.

-Eu acho que , eu penso que, talvez.

7.Afirmações que abortam reuniões

-“Com opinião formada e decisão tomada, convoca assim mesmo para uma reunião.” Precisa mesmo de reunião?

-“Não conheço a agenda da reunião, mas participarei assim mesmo.”Se comparecer, prepare-se para participar pouco.

-“Agenda e ata são pura burocracia. Anotações também são dispensáveis, confio na minha memória.” Sem a agenda as pessoas terão dificuldade para se preparar para a reunião, além de provocar desorganização. Sem a ata não é possível registrar o que ocorreu na reunião nem acompanhar as ações, para solução do que já foi definido.

-Não confie na memória. Uma sobrecarga de informações e a responsabilidade de confiar sónela traz uma série de inconvenientes.

-“Numa reunião todos devem participar do início ao fim.” Nem sempre. Se algum componente tiver somente um assunto de seu interesse e do grupo pode se retirar logo após a sua contribuição.

Veja também:

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