Gerenciamento de tempo

Pensadores, estudiosos, filósofos. São muitos os que já escreveram, e ainda escrevem, a respeito do tempo. Mas como entender e aprender a

Pensadores, estudiosos, filósofos. São muitos os que já escreveram, e ainda escrevem, a respeito do tempo. Mas como entender e aprender a gerenciá-lo?

Qualquer atividade produzida, seja de lazer ou trabalho, necessita de tempo, início e fim. Sendo assim, podemos dizer que o tempo é meteria-prima de grandiosa valia para a nossa vida e, por isso, é muito importante que ele seja bem usado.

O tempo parece se encurtar a cada dia, tamanha a nossa ocupação e a velocidade em que tudo é processado. Acompanhar o desenvolvimento tecnológico é impossível. Celulares e computadores, por exemplo, são lançados em curtíssimo espaço de tempo, as noticias ficam velhas em poucas horas. Enfim, como gerenciar melhor o nosso tempo e torná-lo proveitoso?

Administração do tempo é uma arte que deve ser aprendida assim como aprendemos outras artes. O resultado do recurso do tempo depende de como ele é usado. Não podemos poupar o tempo apenas usá-lo da melhor maneira.

As pessoas mais realizadoras são as que cuidam bem da administração do tempo. Mas uma diferença fundamental entre saber o que fazer e colocar esse conhecimento em prática.

Tomar decisão

A demora com a tomada de decisão promove perdas irreparáveis de tempo. Ao reconhecer um problema descreva-o de maneira clara, verifique possíveis causas e procure solução. Evite tomar decisões motivado por emoções e sentimentos, pois dessa maneira você em consideração todos os lados da questão.

Selecione a melhor meta e a coloque em prática.

Atenção: não se esqueça de acompanhar o resultado.

De cada cem pessoas, apenas dez têm o hábito planejar e só uma põe em prática o que planejou.

Planejamento

A programação é a organização do tempo disponível. Numere as prioridades e se pergunte: como vou usar meu tempo amanhã?. A partir daí, analise e execute tudo de maneira tranqüila, segura, com qualidade, visão e controle.

Deixe um tempo, em torno de vinte por cento, para as tarefas não programadas. Não se esqueça: é necessário recusar o que não condiz com os seus objetivos.

O planejamento semanal é ideal para prevermos crises e prepararmos planos válidos.

Delegar atividades

Ao delegar atividades você distribui tarefas e responsabilidades para que os colaboradores utilizem ao máximo suas potencialidades.

Veja algumas regras para uma delegação eficaz:

Não delegue tarefas ruins para os colaboradores e ficando apenas com as melhores.
Divida o poder com os subordinados.
Se for preciso delegar tarefas que não são da rotina, explique o motivo pelo qual isso está sendo feito.
Acompanhe as tarefas para saber se está tudo saindo como planejado, mas tenha o cuidado de não supervisionar.
Apenas delegue aquilo que tiver certeza que o subordinado souber fazer.
Valorize o bom desempenho dos colaboradores.

Comunicação

A boa comunicação é preciosa para ganhar tempo. Porém, quando mal planejada provoca erros que podem ser irreparáveis.

Para uma boa comunicação:

Seja um bom ouvinte.
Respeite seu colaborador.
Classifique as idéias antes de comunicá-las.
Defina o real objetivo da comunicação.
Considere o ambiente e as pessoas.
Fique atento para a coerência entre a linguagem verbal e não verbal.
Analise bem o interesse e o conhecimento do ouvinte.
Procure compreender e ser compreendido.
O contato visual com o colaborador é muito importante. Mantenha-o sempre.
Seja conciso, claro e objetivo.

Cinco níveis de escuta

Ignorar: não prestamos atenção à outra pessoa.
Fingir que escuta: agimos como se estivéssemos escutando, mas a atenção está em outro lugar.
Escutar seletivamente: pegamos alguma coisa do que está sendo dito.
Escutar atentamente: escutamos tudo o que está sendo dito, mas não percebendo as questões mais profundas.
Escutar empaticamente: escutar com profundidade. Ouvidos, olhos e coração percebendo o conteúdo do que está sendo dito.

Tempo e capacidade

A produtividade está relacionada com os níveis de capacidade do uso do tempo, nosso relógio biológico. Os níveis de capacidade segundo os fluxos de energia estão no quadro abaixo:

Nível ótimo	Período de tempo no qual ocorre maior rapidez de raciocínio, idéias criativas, capacidade de síntese, concentração e clareza.
Nível bom	Raciocínio é claro e expressão verbal fluente, mas a capacidade de concentração tende a cair.
Nível médio	É o nível em que passamos maior parte do dia. Boa energia para trabalho que não exija muita concentração ou esforço intelectual.
Nível baixo	Baixo nível rotineiro. Período em que temos energia para trabalhos rotineiros.
Nível de transição	Antecede o sono e estamos em semi-sonolência.
Nível de Sono	Desligamento da realidade. Período de repouso.

Procrastinação

Muitas pessoas têm o hábito de deixar tudo para depois. Isso só cria mais problemas e aumenta os prejuízos. A procrastinação é um dos grandes desperdiçadores de tempo.

Alguns prejuízos:

Perder um cliente por demora em dar uma resposta.
Quebrar uma máquina por adiamento na manutenção.
Perder mercado para o concorrente por demora no lançamento de um produto.

Organização pessoal

Escritório organizado é sinônimo de economia de tempo. Ter tudo sempre no lugar poupa trabalho.

Não acumule papel.
Não faça anotações em papéis soltos na mesa. Eles acabam sumindo.
Faça uma geral na mesa ao menos uma vez por semana.
Despache toda a papelada que puder imediatamente para não acumular.

Ganhar tempo

O tempo ganho deve ser utilizado posteriormente para atividades de alta alavancagem. Aplique bem o tempo poupado.

Alguns exemplos de atividades de alavancagem:

Analise e execução de planejamento e diversificação de negócios.
Desenvolvimento dos recursos humanos dos colaboradores.
Diminuição de crise por meio de ações preventivas.
Formação de banco de idéias.

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