Os sete princípios do controle financeiro

Os controles financeiros devem ser sempre reavaliados de modo que, de acordo com o grau de desenvolvimento da empresa, haja também crescimento,

Os controles financeiros devem ser sempre reavaliados de modo que, de acordo com o grau de desenvolvimento da empresa, haja também crescimento, principalmente qualitativos, das informações.

De acordo com Hélvio Tadeu Cury Prazeres, professor do curso Administração Financeira na Pequena Empresa, elaborado pelo CPT – Centro de Produções Técnicas, é comum encontrar, em departamentos financeiros de algumas empresas, uma diversificação de controles, que, na realidade, pouco trazem de conteúdo no que se refere à utilidade das informações.Veja, a seguir, os princípios desse controle.

Princípio 1 - Refletir a natureza e as necessidades das atividades.

Os sistemas de controle financeiro devem refletir os resultados da tarefa que vão executar. Um sistema útil para o diretor responsável pela produção será, provavelmente, diferente, em amplitude e natureza, do que seria ideal para um supervisor da produção.

Princípio 2 - Acusar imediatamente os desvios.

Um sistema de controle financeiro ideal é aquele que acusa os desvios antes que realmente ocorram. Assim sendo, a informação deve chegar prontamente ao administrador dentro do menor espaço de tempo possível, para que esse possa adotar as providências que se fizeram necessárias.

Princípio 3 – Estar voltado para o futuro.

Embora o controle ideal seja aquele que apresenta os resultados imediatos, como no caso de certos controles eletrônicos, os fatos administrativos dentro do contexto empresarial compreendem uma defasagem de tempo entre o desvio e a sua correção. Portanto, cabe ao administrador adotar uma técnica de controle que preveja os desvios com tempo para que ele faça correções, antes que o problema ocorra.

Princípio 4 – Apontar as exceções em pontos estratégicos.

Este requisito refere-se ao princípio da exceção, segundo o qual administrador deve concentrar-se em descobrir e lidar com exceções. Entretanto, é importante salientar que, para conseguir o controle efetivo, o administrador deverá delimitar até onde os desvios devem ser considerados ou não, visto que, em certas áreas, pequenas exceções têm maior importância do que desvios maiores em outras. Portanto, os controles financeiros devem, não somente indicar os desvios, como também apontar onde é que eles são importantes ou estratégicos para a consecução dos objetivos.

Princípios 5 - Ser objetivo.

O controle financeiro deve ser definido e determinável de maneira clara e positiva. Os parâmetros de avaliação podem ser quantitativos, tais como custos ou hora-homem por unidade, ou data de término de encomenda; como também qualitativos, tais como: controle orçamentário ou análise de previsões. Portanto, o importante é que, tanto em um caso como no outro, o padrão seja determinado e de fácil compreensão.

Princípios 6 – Ser flexível. 

Os planos precisam permanecer flexíveis em face de planos modificados, condições imprevistas ou simples fracassos. Um programa complexo de planos administrativos pode falhar em alguns pontos. O sistema de controle deve acusar essas falhas e conter elementos flexíveis para manter o controle da operação, apesar das falhas.

Princípio 7 – Refletir o padrão de organização.

A organização é o principal instrumento de coordenação de trabalho com relação às pessoas que têm atribuições designadas e autoridade delegada. É também o meio para manter o controle, e o administrador é o ponto focal do controle, do mesmo modo que é o ponto focal para atribuição de tarefas e delegação de autoridade. Assim, o administrador, ao adotar uma técnica de controle financeiro, deve adequá-la às características estruturais da sua empresa.