Regras para a boa comunicação na sua empresa

Saber ouvir é a regra mais importante. O bom comunicador primeiro ouve e depois fala. Você parte da perspectiva da pessoa que lhe fala, não daquilo

Saber ouvir é a regra mais importante. O bom comunicador primeiro ouve e depois fala. Você parte da perspectiva da pessoa que lhe fala, não daquilo que você deseja que a pessoa ouça.

Segundo Hélvio Tadeu Cury Prazeres, professor do curso Gestão de Pessoas na Pequena Empresa do CPT – Centro de Produções Técnicas, “ um aspecto muito importante também é o vocabulário. Tanto ao falar quanto ao escrever, use um vocabulário de domínio de todos. Evite palavras muito complexas, muito rebuscadas, textos muito rebuscados. Isso dificulta a comunicação”.

Na comunicação escrita, evite textos longos que demandem muito tempo de leitura. O interessante é que nesse processo de comunicação você o faça com uma página, duas páginas. E, se possível, faça ilustrações, utilize gráficos, utilize desenhos, até animações com bonecos, com sinalizações, com carinhas.

Quando você for se comunicar através de e-mails seja objetivo. Se precisar mandar cópia para alguém, avalie se realmente esse alguém precisa ler a cópia. Se você tem dúvidas, não envie. Evite também ficar enviando cartinhas, correntes, piadas para as pessoas. Isso não melhora a comunicação.

Na comunicação por telefone, tenha sempre lápis e papel a mão. E anote pontos importantes, conflitantes na sua comunicação com o interlocutor.

Ouça o interlocutor antes de manifestar a sua opinião. Evite falar junto com ele. Ao telefone evite falar “oi”, “alô”, diga “pronto” e o seu nome. E esteja pronto mesmo para ouvir. Identifique-se primeiro antes de ouvir a outra pessoa.

Importante

Evite tratar por telefone questões de conflito, polêmicas. Marque uma reunião com essa pessoa, se for possível. Caso esteja tenso, angustiado, diga a ele (a) que ligará de volta, depois. Desligue o telefone, procure acalmar-se e só depois volte a falar com essa pessoa. Se necessário, envie algum documento para o seu interlocutor por e-mail ou por correspondência, e retome a conversa em momento oportuno.

Cuidados na comunicação

• Duplo sentido/ ambiguidade
• Intensidade: mantenha o volume de voz em equilíbrio, não fale alto nem baixo demais. As pessoas são mais sensíveis ao tom de voz do que ao significado das palavras.
• Frase de distanciamento: “Pode me dizer por que o senhor fez isto errado?” “Este serviço está péssimo, sua anta”.
• Interferência: “Aquele sujeito tem cara de não ser boa gente”. “Aquela senhora me parece muito carente”.
• Percepção seletiva: Uso da mensagem de acordo com a experiência. Exemplo: Programa de qualidade que não deu certo numa empresa.
• Palavras mágicas: O “mas” desqualifica e desconsidera o dito antes e distrai a atenção da mente consciente: “Você é muito bom, mas é desorganizado, distraído e lento no serviço”. “Você é desorganizado, mas é muito inteligente”.

O especialista em desenvolvimento humano, Eduardo Shinyashiki, em um dos seus artigos nos diz que “comunicação são todas as formas expressivas, verbais e não verbais, que permitem nos colocarmos em contato com nós mesmos, com os outros, construir relacionamentos, criar respostas, construir uma ponte entre nós e os outros. As palavras que falamos a nós mesmos e aos outros, são como sementes, penetram profundamente e fecundam o cérebro ao criar pensamentos e convicções. Elas constroem a realidade, cristalizam nossas emoções, modelam nossas atitudes o que condiciona nossas decisões. O significado real e o objetivo da comunicação indica algo a ser compartilhado, a ser tornado comum”.