Veja como otimizar tempo no trabalho

Cada vez mais o tempo vale dinheiro e as empresas vem tratando como grande diferencial de um colaborador a capacidade de organizar bem o tempo de

Cada vez mais o tempo vale dinheiro e as empresas vem tratando como grande diferencial de um colaborador a capacidade de organizar bem o tempo de serviço, produzindo adequadamente dentro dos horários de trabalho, evitando horas extras e dando os retornos necessários.

"O ritmo alucinante das mudanças, a avalanche de dados e informações, a pressão do mercado para se produzir mais, com menor custo e tempo possíveis,  reforçam a necessidade de gestão compartilhada e produtiva do tempo para garantir lucratividade, empregos bons e estáveis com qualidade devida", explica o diretor executivo da Innovia Training & Consulting Ricardo Barbosa.

Porém, as dificuldades para um profissional se adequar a esta demanda de mercado é muito grande. O diretor da Innovia detalha pontos que potencializam estas dificuldades:

• Ausência de foco - O colaborador acumula várias obrigações e deseja resolver tudo ao mesmo tempo, o resultado é que nenhuma das obrigações é feita;
• Falta de concentração na tarefa em execução - o colaborador leva para empresa problemas pessoais, além de conversas paralelas que faz com que o resultado fique prejudicado;
• Ausência de planejamento - Não sabendo se planejar ocorre confusão e não se estabelece prioridades;
• Acomodação que gera desmotivação - Muitos colaboradores não buscam fazer um trabalho diferenciado, criando um ciclo vicioso na relação acomodação e desmotivação;
• Procrastinação - deixar tudo que se pode fazer hoje para o amanhã;
• Refém de ferramentas tecnológicas - as pessoas ficam apegadas ao celular e ao uso de e-mail de forma errada (checar caixa de correspondência toda hora).

Por outro lado Ricardo Barbosa reforça que isso não significa que o colaborador não tem direito de descansar e que o chefe deve ser carrasco. " O descanso é fundamental para que se possa ser produtiva. Nenhum profissional é 100% do seu tempo, temos que cada vez mais exercer o famoso ócio criativo. Assim é necessário relações balanceadas. Uma forma eficaz é utilizar o quadrante do tempo, onde você irá separar suas atividades em: Crises (importante e urgente), Urgências (urgente mas não importante), Planejamento (importante mas não urgente) e Rotina (nem importante e nem urgente)".

A pessoa estabelecendo bem esta relação com o tempo terá muito mais tempo para sua vida pessoal, caindo com o mito de que o colaborador dedicado é o que só pensa no trabalho. "Só pensar no trabalho não é bom, pois afeta diretamente a nossa saúde, família e qualidade de vida. Quando planejamos nossas atividades, conseguiremos ser produtivos", alerta o diretor da Innovia.

Veja as principais dicas para que um colaborador otimize seu tempo:

• Estabelecer prioridades
• Disciplinar reuniões;
• Disciplinar horários para conversas;
• Estabelecer código de conduta telefônica  e para eletrônicos;
• Classificar ativas que são importantes e urgentes;
• Evitar acumular funções que não sejam suas.

Ricardo M. Barbosa é diretor executivo da Innovia Training & Consulting, além de Engenheiro de Produção formado pela Universidade Paulista - UNIP, pós-graduado em Gestão de Projetos pela Fundação Vanzolini da Universidade de São Paulo – USP

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