Comece o dia pensando no tempo que você tem para fazer, e não naquilo que vai fazer. E você consegue este resultado tendo em mãos algum formulário correto sobre eficácia do uso de seu tempo. Há muitos deles, porém, um que é muito simples de ser usado e de ótimos resultados é o Urgente/Importante.
Conheça os principais disperdiçadores de tempo:
a)Comunicação:
*Reuniões desnecessárias: os horários do início e fim das reuniões devem ser obrigatoriamente avisados na convocação de reunião - por escrito. O assunto da reunião deve ser de conhecimento de todos os participantes, evitando-se que deixem para trás relatórios, materiais e objetos essenciais, que, em consequência, irão formar pendências.
*Rumores, boatos e outro tipo de comunicação denominada de patológica.
*Excesso ou falta de informações, "ruídos" na comunicação, e meios inadequados de se comunicar ou informar.
b)Tomada de decisão:
*Procrastinação - ato de adiar o que deve ser feito.
*Insegurança adquirida na infância.
*Falta de confiança nas outras pessoas e em si próprio.
*Autodefesa - o mundo é imprevisível.
*Desconhecimento do assunto, produto ou objeto em questão.
*Criar comissões somente para examinar determinada responsabilidade para outros.
*Falta de autonomia.
*Desconhecimento do processo.
c)Direção:
*Ausência de objetivos, delegação inadequada e pouco eficaz.
*Ocorrência de conflitos, problemas pessoais não-administrativos.
*Falta de trabalho de equipe.
*Visão míope das oportunidades.
d)Planejamento
*Falta de planejamento em longo prazo.
*Nenhum planejamento.
*Não-cumprimento do planejado.
*Desconhecimento das etapas, metas e objetivos do superior ou subordinado.
*Ausência de visão sistêmica e conhecimento da gerência de processos.
e) Controle
*Dificuldades em controlar visitantes inesperados.
*Más condições de saúde - sua ou de seus colegas, subordinados, chefes.
*Excesso de erros, desperdícios de tempo e materiais.
*Descontrole da qualidade do produto, do excesso de turn-over, absenteísmo etc.
*Falta de manuais e procedimentos padronizados.
*Excesso de controles ou normas que são feitas para se abrir exceção.
A prática de bons hábitos melhora os resultados positivos no uso de seu tempo. Hábitos representam o alicerce da administração de tempo. De nada adianta o reconhecimento de regras, técnicas e conceitos, se não soubermos desenvolver hábitos adequados de planejamento, uso e controle do nosso tempo. Uma coisa é saber o que fazer, e outra é como fazê-lo. A ponte entre o conhecimento e a prática é o hábito.
Se você deseja melhorar o uso de seu tempo, aumentar sua eficácia e produtividade, ter maior domínio e controle de seu trabalho, diminuir as tensões internas e as pressões externas e ter mais tempo para si, você terá que rever suas práticas de trabalho. E essa não é uma tarefa simples, e exige esforço.
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